Comment écrire une lettre pour demander quelque chose
Posté par Helper, mise à jour le 29/12/2021 à 09:17:54
Même à l'ère des courriels et des messages texte, une lettre est parfois le moyen le plus efficace d'atteindre un public. Une lettre de demande bien planifiée peut grandement contribuer à une réponse positive.Mise en page
Une lettre de demande doit être écrite avec une introduction, la demande, tous les détails dont le lecteur peut avoir besoin et un appel à l'action avec des délais spécifiques.
En-tête: le nom et l'adresse de l'expéditeur doivent être en haut de la lettre, idéalement dans un en-tête. La date complète doit être la suivante, suivie du nom et de l'adresse du destinataire. Tous les titres pertinents doivent être inclus, tels que Dr. pour un médecin, Prof. pour un professeur ou L'Honorable Mme pour un juge. Après cela, une ligne d'objet est appropriée pour donner au lecteur une idée de l'objet de la lettre.
Salutation: La salutation doit être simple et polie, comme dans "Cher Prof. Patrick,"
L'introduction de l'auteur et de la demande ne devrait pas prendre plus de deux phrases. Le destinataire doit savoir immédiatement de quoi parle la lettre.
Dans le paragraphe suivant, des informations complémentaires peuvent être données au lecteur. Par exemple, on peut inclure des détails plus spécifiques sur les effets bénéfiques du remplissage de la demande, à la fois pour le rédacteur et pour le lecteur. Si cela nécessite plus qu'une petite explication, le rédacteur peut essayer de le diviser en puces pour le rendre plus facile à digérer pour le lecteur.
Le dernier paragraphe devrait inclure un appel à l'action indiquant spécifiquement ce que le lecteur doit faire après avoir terminé la lettre. L'auteur doit leur rappeler la demande et, le cas échéant, leur faire connaître les délais importants pour lesquels une réponse est nécessaire. Idéalement, ils devraient savoir pourquoi les dates sont importantes. Si un paiement ou un don a été demandé, tous les détails de paiement doivent être inclus pour la commodité du lecteur.
Une lettre de demande est généralement enveloppée d'une simple fermeture, telle que "Avec mes salutations", ainsi que le nom et la signature de l'auteur. S'il y a des pièces jointes, une dernière ligne «fermée» peut être ajoutée à la fin, ce qui avertira le lecteur de les rechercher.
Longueur et ton
La concision est importante dans une lettre de demande. Le lecteur doit recevoir toutes les informations pertinentes en un minimum de mots; de gros blocs de texte ont tendance à dissuader les lecteurs. En d'autres termes, la lettre doit être courte et douce. L'orthographe et la grammaire doivent être revérifiées avant l'envoi.
Le ton d'une lettre de demande doit être convaincant. Il existe trois types d'appels qui peuvent être très efficaces: faire appel à l'émotion, faire appel à la logique et faire appel à son caractère. Un ou plusieurs de ces éléments devraient être utilisés pour aider à convaincre le lecteur de la demande. Le langage exigeant ou suppliant doit être évité. Rester poli, honnête et direct est la meilleure approche. Il est essentiel de garder le public à l'esprit afin de pouvoir répondre à leurs préoccupations et intérêts. Ils seront beaucoup plus susceptibles de consentir.
Utilisations appropriées
Il existe de nombreux cas où une lettre de demande peut être appropriée. Certaines des demandes les plus courantes concernent les informations, les commentaires ou les critiques des clients, les entretiens d'embauche, les augmentations et les dons.
Posté par Steven
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