Différences entre les systèmes comptables manuels et informatisés
Posté par Helper, mise à jour le 22/06/2023 à 10:46:11
Les systèmes de comptabilité manuels existent depuis que les anciens scribes ont commencé à tenir des registres des impôts, des hommages et des inventaires des temples. Les systèmes comptables informatisés ont à peine deux générations, mais ils ont déjà révolutionné le domaine comptable au point qu'il est rare de trouver une entreprise qui n'utilise pas la comptabilité informatisée sous une forme ou une autre.Systèmes manuels et informatisés
De nombreuses entreprises contemporaines utilisent un hybride des deux systèmes. L'élément manuel peut aller de la tenue de reçus physiques à l'écriture manuelle de toutes les écritures de journal, tandis que l'élément informatisé peut aller de l'utilisation d'une caisse enregistreuse électronique à la maintenance d'un système comptable entièrement numérique.
Lorsque vous choisissez une approche comptable pour votre petite entreprise, tenez compte de plusieurs aspects de la comptabilité : rapidité, fiabilité, transparence et simplicité.
Rapidité des systèmes comptables
Les systèmes comptables informatisés sont considérablement plus rapides que les systèmes manuels. Le temps requis pour la saisie des données peut être comparable dans les deux approches, mais un système informatisé permet de gagner un temps considérable lors du pointage des résultats. Un ordinateur peut générer des rapports rapidement et vous pouvez modifier les paramètres en cliquant simplement sur les options et en les sélectionnant plutôt que d'ajouter des colonnes entières de chiffres. Les systèmes informatisés sont vulnérables aux bogues et aux problèmes, qui ont le potentiel de vous ralentir.
Bien qu'un système manuel génère des données beaucoup plus lentement, il est plus facile de prévoir le temps nécessaire pour exécuter différentes fonctions dans un système manuel.
Fiabilité des systèmes comptables
Les données d'un système informatisé dépendent d'un matériel fiable pour suivre les informations dont vous avez besoin. Lorsque votre système tombe en panne ou se fige, il se peut que vous n'ayez pas accès à vos dossiers. Des sauvegardes régulières atténuent ce risque, mais vous devez toujours faire face à une certaine imprévisibilité pour remettre votre système en marche.
Les systèmes de comptabilité manuels sont conservés dans des livres de grand livre, qui sont toujours disponibles pour que vous puissiez les utiliser et les consulter. Bien sûr, les enregistrements physiques peuvent également être vulnérables et peuvent être endommagés ou égarés. Vous pouvez photocopier des enregistrements manuels pour conserver une sorte de sauvegarde, mais le processus de sauvegarde d'un fichier numérique est beaucoup plus simple.
Transparence des systèmes comptables
Bien que les systèmes numériques puissent générer des rapports sophistiqués en quelques secondes, il peut être difficile de détecter les difficultés lorsqu'elles surviennent car les calculs sont basés sur des calculs de back-end préprogrammés. Par exemple, si votre système n'est pas configuré correctement, il se peut qu'il traite certains passifs comme des actifs et vous ne pourrez pas identifier le problème à moins de savoir précisément où chercher.
En revanche, il est facile de voir si une entrée dans un système de comptabilité manuelle est ajoutée ou soustraite car vous effectuez vous-même chacun de ces calculs.
Simplicité des systèmes comptables
Bien que certains systèmes manuels soient sophistiqués et que certains systèmes informatisés soient simples, les systèmes manuels se prêtent bien aux entreprises dont les besoins comptables sont basiques et simples. Certaines petites entreprises n'ont pas besoin de systèmes à double entrée qui suivent chaque transaction par rapport aux relevés de compte bancaire et de carte de crédit. Ils peuvent parfaitement fonctionner avec des systèmes à entrée unique qui répertorient et catégorisent les ventes et les dépenses.
Si vos besoins en comptabilité sont simples, vous préférerez peut-être un système manuel plutôt qu'un système comptable informatisé.
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